DocFly
Změnové a odchylkové řízení

Mnoho výrobních společností se musí vypořádat s řízením změn ve výrobě, a proto musí v nějaké formě adaptovat proces změnového řízení. Tento proces umožňuje navrhovat změny výroby a dává příležitost kompetentním osobám, aby se k navrhované změně vyjádřily. Často má proces podobu pravidelných porad (např. každý týden) a nebo papírového oběžníku. Obě tyto formy jsou pomalé a tedy neefektivní. Problematika si přímo říká o využití lepších komunikačních nástrojů.

Motivace k řešení problematiky

Pilotní implementací systému DocFly se pro nás stal brněnský klient, jehož převládající činností je výroba světel pro průmyslové objekty. Součástí své standardní nabídky má mnoho typů a velikostí těchto světel, nicméně velmi často je žádán o výrobu nestandardních modelů. Před výrobou každého atypického modelu je třeba získat vyjádření řady odpovědných pracovníků od projektantů, přes techniky až po ekonomy. Cílem těchto vyjádření je jednak zjištění efektivnosti plánované výroby a také kontrola před přijmutím špatného řešení.

V minulosti se tato vyjádření sbírala pomocí speciálně navrženého papírového formuláře, který koloval po podniku od jedné osoby ke druhé. Docházelo ke zdržení celého procesu, protože ve formuláři nebyly všechny potřebné informace, účastníci řízení nebyli tlačeni do rychlého vyřízení a formulář u některých pracovníků zůstával déle, než bylo třeba. Výsledkem bylo, že firma nebyla schopna dodávat svým zákazníkům pozměněné výrobky tak rychle, jak by bylo žádoucí.

Řešení změnového řízení

Po prostudování problematiky jsme navrhli kompletní automatizaci procesu schvalování změn. Byla vytvořena intranetová aplikace s názvem DocFly, která umožňuje vložit tzv. „návrh na změnu“. Návrh na změnu je jednoduchý formulář, který dovoluje dostatečně popsat výrobní změnu, kterou je třeba realizovat. K formuláři lze připojit libovolný počet dalších souborů, jako např. technické nákresy a nebo cenové kalkulace.

Po vložení návrhu na změnu aplikace automaticky vyzývá e-mailem jednotlivé pracovníky s požadavkem na vyjádření ke změně. Pracovníci jsou oslovováni v předem definovaném pořadí a aplikace má v každém okamžiku informaci o tom, který pracovník „brzdí“ celý proces schvalování. Podstatné je, že celý proces je pro pracovníky maximálně jednoduchý.

Součástí e-mailu, který pracovníkům přichází, je odkaz do webové aplikace, takže stačí jen na něj klepnout myší a napsat do formulářového pole svůj názor na připravovanou změnu.

Aplikace umožňuje provádět i více kol schvalování, pokud se při prvním řízení nedojde k jednoznačnému závěru jestli změněný výrobek vyrábět a nebo ne.

Výsledkem implementace popsaného softwaru je zkrácení schvalovacího řízení z několika dní na několik hodin, což znamená, že klient může svým zákazníkům nabízet atypická řešení mnohem rychleji než dříve. Výsledky všech řízení jsou archivovány na jednom místě v elektronické podobě.

Automatizujte změnové řízení ve své firmě

Pokud ve své společnosti řešíte podobný problém, neváhejte nás kontaktovat. Můžeme změnové řízení automatizovat i u vás. Efektivnost, cena i uživatelská jednoduchost našeho systému vás nejspíš překvapí.

Volejte: Tomáš Bleša, tel.: 603 824 208