Jak se obchodnímu řediteli může podařit zvýšit prodej oddělením CRM a SFA od účetnictví

Základním problémem u CRM systémů, které jsou integrovány do účetnictví je ten, že CRM systém a ekonomický systém je vytvářen týmem vývojářů pro zcela odlišné skupiny uživatelů. Ekonomický ředitel nebo účetní mají jiné potřeby než obchodní nebo marketingový ředitel a jejich týmy. Bohužel však obě skupiny musí sdílet stejné prostředí účetního systému a zatímco pro účetní je tento systém příjemný a vyhovující, obchodnímu zástupci se může jevit těžkopádný.

Další oblastí, kterou můžete ztěží od ekonomického systému očekávat je kvalitní práce v terénu, tj. buď online přístup z internetu a nebo kvalitní synchronizace (doporučujeme, abyste si přečetli o problémech synchronizace). Přece jen jsou účetní systémy vytvářeny hlavně pro rychlou práci v rámci lokální sítě.

Hlavním problémem systémů ve formě modulu účetního systému je však malá funkcionalita. Výrobci informačních systémů (a to platí obecně) se vždy snaží věnovat maximální pozornost modulům, které jsou považovány pro systém za hlavní. To znamená, že výrobce ekonomického systému vždy přikládá velkou váhu modulům účetnictví, mezd, tisku výkazů nebo fakturaci. Analogicky, výrobci obchodních a marketingových systémů se soustředí na databázi kontaktů, příležitosti, komunikaci, e-mail, tvorbu nabídek nebo řízení prodejních týmů. I v obchodních systémech najdete funkce, které byste asi čekali u ekonomického systému. Např. v případě InTouch CRM je to modul fakturace a sledování salda.

Obchodní ředitel je tedy nucen pečlivě vážit pro jaký systém se rozhodnout, aby mohl dosáhnout výsledku, tj. zvýšení prodeje pomocí lepšího řízení obchodního týmu. Zvolením jednoduchého modulu ekonomického systému dosáhne nízké ceny a absolutní integrace. Může se ovšem stát, že za to zaplatí tím, že řešení nebude přijato obchodníky pro jeho těžkopádnost a nepoužitelnost v prostředí mimo firmu. Očekávaný efekt se nedostaví a firma může ztratit cenné měsíce soupeření s konkurencí. Fakt, že obchodní oddělení firmy použije pro své řízení nástroj, který byl primárně vyvinut pro jiné účely může způsobit, že takový nástroj nebude přijat a implementace bude neúspěšná. Obchodní ředitel se v takové situaci stane skeptickým vůči jakémukoliv jinému nástroji a nebo k CRM systémům obecně. Vzhledem k tomu, že význam CRM řešení už byl několikrát v nezávislých studiích prokázán, se tím připravuje o zajímavý nástroj proti konkurenci.

Je třeba zdůraznit, že obchodní a marketingový systém by neměl být zcela oddělen od ekonomického systému, tj. klíčové informace je vhodné sdílet. Pro obchodního ředitele je důležité, aby obchodníci měli aktuální informace o zákaznících, o tom jaké objemy tyto zákazníci objednávají a případně informace o jejich platební morálce. Aby bylo možné tyto informace použít, musí být součástí implementace CRM nebo SFA systému (Sales Force Automation) také integrace s ekonomickým systémem. To může být v některých případech náročnější operace. U malých firem o velikosti do 10 zaměstnanců se práce spojená s integrací nemusí vyplatit a v těchto situacích je třeba pokládat otázku jestli je absolutní provázanost systémů nezbytná a nebo jestli přece jen nepostačuje funkcionalita ekonomického systému.

Integrace dvou systémů může finančně představovat náklad od 10 do 100 tis. Kč v závislosti na připravenosti obou systémů. Proti tomu je třeba postavit náklady spojené s provozováním dvou oddělených databází (přepisování objednávek, ruční import/export, práce s neaktuálními daty). Tyto náklady může být někdy obtížné přesně vyčíslit. Tuto informaci je však možné si nechat zpracovat od dodavatele informačního systému.

Shrnutí

Pokud zvažujete pořízení CRM systému ve formě modulu účetního systému, věnujte pozornost následujícím otázkám?

• Jak pracují obchodníci a marketing? Potřebují vzdálený přístup do systému?
• Jaké ekonomické informace obchodníci potřebují pro svoji práci?
• Je prostředí našeho ekonomického systému vhodné pro obchodníky?
• Lze nastavit v ekonomickém systému vhodně přístupová práva k informacím?
• Je CRM modul pro výrobce ekonomického systému prioritní a nebo doplňující funkcionalita?
• Lze čekat od výrobce ekonomického systému dostatečně rychlý rozvoj modulu?
• Je CRM modul vyladěný a nebo byl teprve nedávno uvolněn do prodeje?
• Nabízí CRM modul vše co potřebujeme? (např. integraci s e-mailem, synchronizace s PDA nebo tvorbu obchodních nabídek)
• Dovedu si představit sebe samého jak to každodenně používám pro obchodní činnost?