Jak může majitel firmy zvýšit produktivitu zavedením online přístupu k informacím

Představme si společnost, která během pár posledních let prošla růstem z týmu tvořeného několika jednotlivci až po firmu s více týmy v počtu desítek až stovek lidí. V průběhu tohoto růstu se musela nutně dostat do bodu, kdy přestalo být myslitelné řídit činnosti členů týmu pomocí ústních nařízení a nebo pomocí úkolů napsaných na žlutém papírku, který je přilepen někde u okraje Vašeho monitoru.

Majitel takového podniku většinou začne hledat nástroje, které by pomohly všechny úkoly a cíle chytře plánovat a organizovat a většinou zvolí nějakou kombinaci softwarového plánovače s elektronickou poštou (např. Outlook). Samozřejmě, že firma následně zjistí, že je třeba mít kalendáře a úkoly organizovány centrálně, protože dobrá firma je tým a ne seskupení sólistů. Ostatně, jedině centrální databází úkolů a kalendářů můžeme dosáhnout nějakého efektivního delegování.

Uvedený postup funguje perfektně pokud není ve firmě více lidí, kteří potřebují pracovat v terénu, jsou často mimo firmu, jezdí za zákazníky nebo komunikují s partnery. V ten okamžik začne být problém s efektivností takto nastavené komunikace. Musíte zajistit, aby měl takový člověk k dispozici aktuální informace o zákaznících a většina firem se začne poohlížet po novém nástroji, který nabídne možnost synchronizace.

Jenomže právě v synchronizaci je skrytý problém s produktivitou, který si mnoho majitelů firem neuvědomí, a to hlavně z důvodu své pozice „na vrcholu“ firemní hierarchie. Vezměte si, jak takový majitel firmy pracuje. Od svých podřízených dostává většinou reporty e-mailem, ale už méně jej někdo vyzívá k účasti na nějaké události a nebo na něj deleguje úkol.

Pokud například firma koupí systém pro řízení lidí, který je postaven na synchronizaci s počítači jednotlivých pracovníků, může být delegování úkolů neproveditelné. Pracovník, který úkol deleguje nemá nikdy jistotu jestli se příjemce úkolu včas synchronizuje s centrální databází a vůbec se o povinnosti dozví včas. S vědomím této nevýhody tedy raději zvedne telefon a úkol předá ústně. S tím je ale zase potíž v tom, že takto předaný úkol není v písemné podobě a při špatném splnění nastane nepříjemné dohadování ve stylu „Já myslel, že...a tys říkal, že...“.

Docházíme tedy k tomu, že řízení lidí pomocí synchronizace buď zpomaluje rychlost odezvy firmy na požadavky a nebo vynucuje obcházení systému. A jakmile začnou pracovníci obcházet systém, který majitel zvolil, tak je na řadě přemýšlet o tom, jestli tu máme efektivitu, kterou bychom čekali.

Řešením uvedeného problému je změna v přístupu k firemnímu informačnímu systému z modelu občasné synchronizace na plný online přístup. To znamená, že vždy a všude pracujete s aktuálními daty. Při dnešních cenách za mobilní přístup k internetu si tento komfort může dovolit každá firma, která má prostředky na to, aby svým obchodním zástupcům koupila levnější notebook. Tento malý náklad je převážen úsporami za efektivnější komunikaci mezi pracovníky firmy.

Určitě nechápejte výše uvedená tvrzení jako stoprocentní odmítnutí synchronizace. Synchronizace je velmi dobrá věc, ale tento způsob přístupu k informacím musí být používán jako doplněk k online přístupu. To znamená, že většinu času se snažíte pracovat online, ale pouze v situacích kdy tuto možnost nemáte, zjistíte si požadované informace synchronizací svého mobilního telefonu a nebo PDA. To je taky důvod proč synchronizaci najdete i v našem stěžejním produktu InTouch CRM.

A ještě se zmíníme o jednom problému, který souvisí se synchronizací. Pokud jako majitel firmy necháte své pracovníky, aby měli možnost nosit ve svém notebooku kompletní firemní databázi zákazníků včetně záznamů o všech činnostech a jednáních, usnadníte své konkurenci přístup k těmto informacím. Stačí k tomu jeden neloajální zaměstnanec. V případě online přístupu můžete pracovníka, který z firmy odchází, okamžitě „odříznout“ od databáze. Nehrozí, že informace odnese konkurenci a nebo, že Vám něco zapomene předat. Vaše know-how zůstane Vaše.

Shrnutí

• Evidujte všechny úkoly a události, které se týkají
  Vašich zákazníků v centrální databázi
• Snažte se k této databázi přistupovat online,
  aby obsahovala opravdu aktuální data
• Použití synchronizace omezte na výjimečné situace,
  kdy opravdu nemáte přístup k síti
• Netolerujte obcházení systému (alespoň ne u důležitých věcí).
  V tomto jděte příkladem podřízeným.
• Synchronizace a lokální databáze může být dírou,
  kterou unikne Vaše know-how