Využití potenciálu e-mailu

V okamžiku, kdy má Vaše firma vlastní doménu, může si nechat aktivovat první služby. Většinou se začíná e-mailem, protože nevyžaduje žádné další investice ani úsilí.

Princip fungování e-mailu je jednoduchý. Zřídíme na našem serveru elektronickou schránku, do které se bude ukládat Vaše příchozí pošta. Přidělíme Vám e-mailovou adresu, která bude ve tvaru jmeno@firma.cz (je možné dohodnout i jinak) a od toho okamžiku můžete svoji adresu zveřejnit. Poradíme Vám jak máte nastavit svůj počítač nebo firemní server tak, abyste mohli svoji poštu ze schránky vybírat. Současně Vám také poradíme jak odesílat Vaše zprávy prostřednictvím některého z našich serverů.

Dobrá rada pro vás

Pokud nejste a z nějakého důvodu nemůžete být naším zákazníkem, máme pro Vás alespoň pár užitečných rad:

• Nepřistupujte na e-mailovou adresu, která není ve Vaší doméně
  Často používanou praktikou některých poskytovatelů internetových služeb bývá to, že Vám nenabídnou e-mailovou adresu ve Vaší doméně. To znamená, že místo toho, abyste dostali adresu jméno@vasefirma.cz, poskytnou Vám adresu jméno@vasefirma.jejichfirma.cz. Důvod je prostý. Tímto postupem si Vás poskytovatel služeb "připoutá" a pokud byste chtěli v budoucnu přejít ke konkurenci, vyžadovalo by to přetisk všech propagačních materiálů, na kterých se objevuje taková adresa. Všem partnerům byste museli sdělovat novou adresu.
• Nepoužívejte adresu bezplatných e-mailů pro obchod
  Tato rada nemá žádný technický důvod a její dodržení je čistě otázkou image. Osobně se domníváme, že adresa končící na @hotmail.com, @volny.cz atd. by se neměla objevit na vizitce a je spíše pro osobní použití. Je to asi takové, jako kdybyste jako adresu firmy uváděli poštovní box.
• Chtějte e-mail pro každého pracovníka Vaší společnosti
  Má-li Vám e-mail skutečně sloužit, musí se tento způsob komunikace implementovat do celé firmy. Neměli byste vystačit s jednou globální adresou pro celou firmu. V naší firmě zákazníky nikterak neomezujeme co do počtu schránek, takže k tomu ani není důvod.
• Dodržujte nepsaná pravidla e-mailové komunikace
  Dbejte na to, aby zaměstnanci společnosti odpovídali na e-maily nejpozději následující pracovní den. Pokud to z nějakého důvodu není možné, upozorněte odesilatele na tuto skutečnost.

Další možnosti e-mailu

Potenciál elektronické pošty je samozřejmě mnohem větší než na kolik se běžně využívá. S pomocí e-mailu lze stavět užitečné aplikace, které Vaší firmě pomohou dosáhnout větší produktivity v komunikaci se zákazníky nebo mezi sebou navzájem. Uveďme tedy několik praktických příkladů:

• E-mailová konference
  umožňuje diskusi na bázi e-mailu. Účastníci přihlášení do konference dostávají do své e-mailové schránky všechny příspěvky, které jsou do konference zaslány a jejich odpovědi jsou také směrovány všem přihlášeným. Lze využít pro spolupráci týmů uvnitř organizace a nebo vytvářet zájmové skupiny zákazníků (za účelem vyměňování zkušeností s produktem a nebo pro získání zpětné vazby).
• Automatický odpovídací systém
  Možná se Vám již stalo, že Vám jako reakce na e-mail přišla automatická odpověď ve stylu "na Váš dotaz odpovíme co nejdříve". To je nejjednodušší ukázka toho jak může automatický odpovídací systém fungovat. V tomto případě se jedná o jednu statickou předpřipravenou odpověď. Odpovídací systém lze však realizovat i inteligentnějším způsobem. Může odpovídat na zasílané příkazy informacemi z databáze, aktuální nabídkou, apod.
• Filtrování pošty
  Díky filtrování pošty lze docílit toho, že poštovní server bude blokovat některé e-mailové zprávy. Je to výhodné v situacích, kdy chcete zabránit průchodu e-mailových virů do Vaší sítě a nebo nechcete dostávat nevyžádanou poštu (různé nabídky se sexuální tématikou apod.).
• Inteligentní směrování pošty
  Standardně se pošta směřuje výhradně podle adresy příjemce. Někdy může být zajímavé volit ještě další způsoby směřování. Například dotaz na linku podpory může směřovat server do schránky pracovníka, který obvykle na dotazy tohoto typu odpovídá (podle vyskytujících se slov ve zprávě). Je-li zaměstnanec na dovolené, může se jeho pošta směřovat další odpovědné osobě, apod.