Případová studie: Změnové a odchylkové řízení

Popis problému

Převládající činností klienta je výroba světel pro průmyslové objekty. Součástí standardní nabídky má mnoho typů a velikostí těchto světel, nicméně velmi často je žádán o výrobu nestandardních modelů. Před výrobou každého atypického modelu je třeba získat vyjádření řady odpovědných pracovníků od projektantů, přes techniky až po ekonomy. Cílem těchto vyjádření je jednak zjištění efektivnosti plánované výroby a také kontrola před přijmutím špatného řešení.

V minulosti se tato vyjádření sbírala pomocí speciálně navrženého formuláře, který koloval po podniku od jedné osoby ke druhé. Docházelo ke zdržení celého procesu, protože ve formuláři nebyly všechny potřebné informace, účastníci řízení nebyli tlačeni do rychlého vyřízení a formulář u některých pracovníků zůstával déle, než bylo třeba. Výsledkem bylo, že firma nebyla schopna dodávat svým zákazníkům pozměněné výrobky tak rychle, jak by bylo žádoucí.

Popis řešení

Po prostudování problematiky jsme klientovi navrhli kompletní automatizaci procesu schvalování změn. Byla vytvořena intranetová aplikace, která umožňovala vložit tzv. „návrh na změnu“. Návrh na změnu je jednoduchý formulář, který umožňuje dostatečně popsat výrobní změnu, kterou je třeba realizovat. K formuláři je možné připojit libovolné další soubory, jako např. technické nákresy a nebo cenové kalkulace.

Po vložení návrhu na změnu aplikace automaticky vyzývá e-mailem jednotlivé pracovníky s požadavkem na vyjádření ke změně. Pracovníci jsou vyzýváni v předem definovaném pořadí a aplikace má v každém okamžiku informaci o tom, který pracovník „brzdí“ celý proces schvalování. Podstatné je, že celý proces je pro pracovníky maximálně jednoduchý. Součástí e-mailu, který pracovníkům přichází je odkaz do intranetové aplikace, takže stačí na něj klepnout myší a napsat do formulářového pole svůj názor na připravovanou změnu.

Aplikace umožňuje provádět i více kol schvalování, pokud se při prvním řízení nedojde k jednoznačnému závěru jestli změněný výrobek vyrábět a nebo ne.

Výsledkem implementace popsaného softwaru je zkrácení schvalovacího řízení z několika dní na několik hodin, což znamená, že klient může svým zákazníkům nabízet atypická řešení mnohem rychleji než dříve. Výsledky všech řízení jsou archivovány na jednom místě v elektronické podobě.